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Beschreibung der Anwendungsbausteine
(entnommen aus: Sabine Lehmann: "3LGM2-basiertes
Referenzmodell für die
digitale Archivierung von Patientenunterlagen", Diplomarbeit,
Univerität Leipzig, 2006)
Patientenverwaltungssystem
In einem Patientenverwaltungssystem (PVS) werden Daten zur Aufnahme,
Verlegung und Entlassung
von Patienten sowie abrechnungsrelevante Leistungen erfasst. Bei der
Aufnahme eines Patienten
werden seine Stammdaten erfasst. Anhand der Stammdaten muss
überprüft werden, ob der Patient das
erste Mal in Behandlung ist oder bereits früher einmal in
Behandlung war. Handelt es sich um den
ersten Aufenthalt, dann bekommt der Patient eine neue eindeutige
Patientenidentifikationsnummer
(PIN) zugewiesen. War der Patient schon einmal in Behandlung, muss er
als Wiederkehrer identifiziert
werden. In diesem Fall existiert bereits eine APA. Die darin abgelegten
Patientenunterlagen sind dem
behandelnden Personal zur Verfügung zu stellen ist. Pro Fall
wird durch das PVS eine eindeutige
Fallidentifikationsnummer vergeben.
Die Patientenstamm- und Falldaten werden zur Beschreibung von
patientenbezogenen Dokumenten
benötigt. Da die Patientenunterlagen in verschiedenen
Subsystemen eines KIS erzeugt werden, müssen
bestimmte Patientenstamm- und Falldaten als Indexdaten den anderen
Subsystemen des KIS zur
Verfügung gestellt werden. So können patienten- und
fallbezogene Daten bereits bei der Aufnahme
eines Patienten an das Archivierungssystem kommuniziert werden. Damit
sind diese Patientendaten
dem Archivierungssystem bekannt und neue Dokumente können
eindeutig (z.B. anhand der Patientenoder
Fallidentifikationssnummer) dem Patienten oder Fall zugeordnet werden.
Weiterhin sind
bestimmte Parameter bei der Verlegung (z.B. Verlegungsdatum, Klinik,
Station) und Entlassung eines
Patienten (z.B. Entlassungsdatum, Klinik, Entlassungsdiagnose)
automatisch an das
Archivierungssystem zu kommunizieren.
In vielen größeren Krankenhäusern wird
für die Patientenverwaltung das SAP R/3 Modul IS-H
eingesetzt. Dieses Modul unterstützt die Patientenverwaltung,
Abrechnung von Leistungen sowie die
Verschlüsselung von Diagnosen und Prozeduren. Für die
Kommunikation wird ein SAP eigenes
Nachrichtenformat verwendet. Da in kleineren Krankenhäusern
jedoch auch Produkte von anderen
Anbietern für die Patientenverwaltung eingesetzt werden, soll
im Modell die Patientenverwaltung
durch den neutralen Anwendungsbaustein Patientenverwaltungssystem
dargestellt werden.
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Klinisches
Dokumentations- und Managementsystem
Das Klinische Dokumentations- und Managementsystem (KDMS) wird
für die klinische
Dokumentation in einem Krankenhaus eingesetzt. Das KDMS ist in der
Regel der führende
Anwendungsbaustein in einem Krankenhaus. Um zu vermeiden, dass der
Anwender für eine Anzeige
und Recherche von archivierten Dokumenten das KDMS verlassen muss, ist
der Aufruf des
Archivierungssystems in das KDMS zu integrieren. Der Aufruf kann z.B.
über einen Button „Archiv“
im KDMS erfolgen. Beim Aufruf des Archivierungssystems ist die
Kontextintegration zu
gewährleisten, d.h. bereits vorhandene Kontextinformationen
wie z.B. Benutzerlogin, Benutzergruppe,
Patienten- und Fallidentifikationsnummer werden vom KDMS an das
Archivierungssystem
übergeben. Damit sind eine erneute Anmeldung des Benutzers
sowie eine erneute Suche (z.B. nach
dem Patienten oder Fall) nicht erforderlich. Der einmal hergestellte
Kontext im KDMS wird beim
Aufruf des Archivierungssystems übernommen und kann dort
weiter genutzt werden. Für die Anzeige
der archivierten Dokumente wird ein Viewer vom Archivierungssystem
bereitgestellt.
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Modalitäten
Modalitäten sind medizinische Geräte (z.B.
Röntgengerät, MRT, CT), mit denen Bilder erzeugt
werden. Ein Archivierungssystem sollte sowohl die Aufbewahrung von
Dokumenten als auch von
medizinischen Bildern unterstützen. Es muss also eine
Möglichkeit geben, die medizinischen Bilder
direkt von den Modalitäten zu übernehmen und im
digitalen Archiv abzulegen. Für den Austausch der
Bilder müssen sowohl von der Modalität als auch von
dem Archivierungssystem entsprechende
Schnittstellen (z.B. DICOM) zur Verfügung gestellt werden.
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Anwendungsbausteine
zur Unterstützung von betriebswirtschaftlichen Prozessen
Im Verwaltungsbereich in einem Krankenhaus werden weiterhin
Anwendungsbausteine für die
betriebswirtschaftlichen Prozesse benötigt. Zu den typischen
Anwendungsbausteinen, die diese
Prozesse unterstützen, gehören u.a.:
- ein Finanzbuchhaltungssystem
- ein Materialwirtschaftssystem sowie
- ein Controllingsystem.
In vielen Krankenhäusern werden SAP R/3 Anwendungen
für die betriebswirtschaftlichen Prozesse
eingesetzt. SAP bietet z.B. für die Finanzbuchhaltung das
Modul FI, für die Materialwirtschaft das
Modul MM und für das Controlling das Modul CO an. Die
Kommunikation zwischen der SAP R/3
Anwendung und dem Archivierungssystem wird über die
SAP-Schnittstelle ArchiveLink realisiert.
Ein Krankenhaus kann aber auch andere Produkte für die
betriebswirtschaftlichen Prozesse
verwenden.
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Kommunikationsserver
Die Kommunikation mit dem Archivierungssystem kann auch über
einen Kommunikationsserver
erfolgen. Der Kommunikationsserver ermöglicht den Austausch
von Nachrichten zwischen zwei
Anwendungsbausteinen, insbesondere dann, wenn keine direkte
Kommunikation zwischen diesen
möglich ist. Der Anwendungsbaustein sendet eine Nachricht an
den Kommunikationsserver, der diese
Nachricht an den entsprechenden Empfänger weiterleitet. Liegt
die Nachricht in einem Format vor,
das der empfangende Anwendungsbaustein nicht kennt, übersetzt
der Kommunikationsserver die
Nachricht in ein für den empfangenden Anwendungsbaustein
verständliches Format. Weiterhin
können bestimmte Nachrichten (z.B. ADT-Nachrichten) an mehrere
Anwendungsbausteine versandt
werden. Zu den Aufgaben eines Kommunikationsservers gehört
auch die Überwachung der einzelnen
Kommunikationsbeziehungen. In vielen Krankenhäusern erfolgt
die Kommunikation der
verschiedenen Anwendungsbausteine über einen
Kommunikationsserver.
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Radiologieinformationssystem
Ein RIS ist ein Anwendungsbaustein, der für das Management in
der diagnostischen Radiologie
eingesetzt wird. Der Anwendungsbaustein bietet Unterstützung
bei der
- Planung und Verwaltung von Untersuchungsterminen
- Organisation des Untersuchungsablaufs sowie bei der
Bereitstellung des jeweils
- erforderlichen Personals
- Bereitstellung der Patientendaten und der geforderten
Untersuchungsparameter an den
- Modalitäten
- Erstellung von Befunden.
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Bildspeicher-
und Kommunikationssystem
Für die Befundung und Speicherung der Bilder wird in vielen
Krankenhäusern ein Bildspeicher- und
Kommunikationssystem (PACS) eingesetzt. Das PACS ermöglicht
gleichzeitig die langfristige
Aufbewahrung der digitalen Bilder und Befunde. Weiterhin regelt es die
Kommunikation mit den
Modalitäten. Allerdings stellt das PACS nur ein Archivsystem
für die diagnostische Radiologie dar.
Die Dokumente, die in anderen Anwendungsbausteinen erstellt wurden,
müssen in einem weiteren
Archiv aufbewahrt werden. Damit erfolgt eine getrennte Aufbewahrung
medizinischer Bilder und
Dokumente. Zukünftig sollte über die Realisierung
eines einzigen digitalen Archivs nachgedacht
werden, das sowohl die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten als
auch von medizinischen
Bildern unterstützt. Die Bilder und Befunde können
dann vom RIS entweder direkt oder über den
Kommunikationsserver an das Archivierungssystem übermittelt
und archiviert werden.
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Laborinformationssystem
Ein Laborinformationssystem (LIS) ist ein rechnergestützter
Anwendungsbaustein, der ein Labor bei
der Verwaltung von Analysen unterstützt. Zu den Aufgaben eines
LIS gehören
- den Ablauf der Analyse einer Probe (z.B.
Körperflüssigkeit, Gewebe) zu steuern,
- die Analyseautomaten mit den notwendigen Daten zum
Untersuchungsauftrag zu versorgen,
- die Ergebnisse der Analyse entgegenzunehmen,
- Befunde zu erstellen,
- die Ergebnisse zu validieren und
- Qualitätssicherungsmaßnahmen
durchzuführen.
Die Laborbefunde sind zur Langzeitarchivierung entweder direkt oder
über den
Kommunikationsserver an das Archivierungssystem zu übergeben.
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Patientendatenmanagementsystem
Ein Patientendatenmanagementsystem (PDMS) ist ein Anwendungsbaustein,
der die Aufgaben in der
Intensivmedizin unterstützt. Dazu gehört u.a. die
Überwachung von Messgeräten, die automatisch
Vitalparameter eines Patienten (z.B. Blutdruck, Puls, Atemfrequenz)
patientenbezogen aufzeichnen.
Die aufgezeichneten Daten werden dem medizinischen Personal in einer
übersichtlichen Form auf
dem Bildschirm präsentiert. Liegt ein Wert eines Patienten im
kritischen Bereich, wird das
medizinische Personal sofort alarmiert. Um die Sicherheit eines
Patienten auf der Intensivstation zu
gewährleisten, muss das PDMS einschließlich der
aufgezeichneten Daten ständig verfügbar sein. Wird
der Patient von der Intensiv- auf die Normalstation verlegt, wird
über das PDMS eine kurze
Zusammenfassung der wichtigsten Dokumentationsinhalte für die
Normalstation erstellt.
Ein PDMS dient somit der automatischen Aufzeichnung, Speicherung und
Präsentation von
patientenbezogenen klinischen Daten auf einer Intensivstation.
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OP-Dokumentationssystem
Ein OP-Dokumentationssystem unterstützt die Erstellung von
OP-Berichten. In einem OP-Bericht
werden laut [Ingenerf et al. 2005] wichtige Daten wie z.B. das
ärztliche Personal, die
Operationszeiten, die durchgeführten Eingriffe, postoperative
Diagnosen, intraoperative
Komplikationen sowie Besonderheiten und Merkmale zur postoperativen
Weiterbehandlung
zusammengefasst. Weiterhin ersetzt das OP-Dokumentationssystem das
OP-Buch, in dem alle
Operationen aufgeführt sind.
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Nachrichtenübermittlungssystem
Der Versand eines Dokumentes bis hin zu einer kompletten APA kann per
E-Mail über ein
Nachrichtenübermittlungssystem erfolgen. Als
Nachrichtenübermittlungssystem kann z.B. Microsoft
Outlook eingesetzt werden.
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Signatursystem
Für die elektronische Signierung von Dokumenten ist ein
Signatursystem erforderlich. Das
Signatursystem setzt sich nach [Brandner et al. 2002] aus folgenden
Komponenten zusammen:
- Kontrollkomponente: Die Kontrollkomponente
empfängt
Signaturanfragen von den rechnerbasierten Anwendungsbausteinen,
analysiert diese und sendet sie an die anderen Komponenten.
- Signaturkomponente: Die Signaturkomponente dient zur
sicheren
Erzeugung von elektronischen Signaturen unter Verwendung der
Signaturkarte. Bevor die Signatur erstellt wird, müssen die zu
signierenden Daten zur Kontrolle auf dem Bildschirm angezeigt werden.
Die Signaturkomponente sollte die Erzeugung mehrerer Signaturen
unterstützen. Die Signaturen werden in standardisierten
Formaten
gespeichert.
- Verifikationskomponente: Die Verifikationskomponente dient
zur
Überprüfung der Integrität und
Authentizität
elektronisch signierter Dokumente. Bei der Verifikation wird die
Gültigkeit der Zertifikate überprüft.
- Anzeigekomponente: Die Anzeigekomponente dient zur
eindeutigen
Darstellung des Dokumentes, das elektronisch signiert werden soll. Mit
Hilfe der Anzeigekomponente kann überprüft werden,
auf
welchen Inhalt die Signaturen sich beziehen. Der Inhalt des Dokumentes
kann über die Anzeigekomponente nicht geändert werden.
- Konvertierungskomponente: Die Konvertierungskomponente
ermöglicht die Transformation von unterschriftsrelevanten
Dokumenten in ein standardisiertes langzeitstabiles Dateiformat.
- Druckkomponente: Die Druckkomponente ermöglicht
den Ausdruck
von elektronisch signierten Dokumenten. Vor dem Ausdruck wird das
elektronisch signierte Dokument über die
Verifikationskomponente
überprüft. Das Ergebnis der Verifikation muss auf dem
Ausdruck des Dokumentes sichtbar sein.
- Erneuerungskomponente: Die Erneuerungskomponente dient zur
Erneuerung der Signaturen, bevor die kryptographischen Algorithmen ihre
Sicherheit verlieren.
Das Signatursystem kann in verschiedene Anwendungsbausteine integriert
sein.
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Anwendungsbausteine
eines Archivierungssystems
Ein Archivierungssystem setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen,
die hier
vorgestellt werden.
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Administrationssystem
Bei der Administration eines digitalen Archivs ist
grundsätzlich zu unterscheiden zwischen der
Administration des Archivierungssystems und der Systemadministration
des Ablagesystems. Das
Administrationssystem wird vom Archivierungssystem bereitgestellt. In
dem Administrationssystem
erfolgt die Verwaltung der Benutzer, Kennwörter und
Benutzerberechtigungen. Die Vergabe der
Benutzerberechtigungen kann über die Zuweisung von
Benutzergruppen und Rollen erfolgen. In der
Benutzerverwaltung kann für jeden Benutzer definiert werden,
welche Funktionen er ausführen darf.
Zu diesen Funktionen gehören z.B. der Ausdruck, das Lesen, der
Export oder der Versand von
Dokumenten. Für die Benutzer können Benutzerprofile
angelegt werden. Weiterhin dient das
Administrationssystem zur
- Definition der Aktenarten (z.B. Fall-, Patientenakte) und
Aktenstruktur
- Definition der Dokumentenklassen einschließlich
der dazugehörigen Indexdaten
- Definition der Ablagestruktur.
Das Administrationssystem muss die Übernahme und einen
Abgleich mit einer bereits existierenden
Benutzer- und Berechtigungsverwaltung unterstützen.
Das Ablagesystem stellt in der Regel ein Werkzeug für die
Systemadministration zur Verfügung. Über
die Systemadministration erfolgt u.a.:
- die Konfiguration des Ablagesystems
- die Verwaltung der Speichermedien
- die Überwachung und Protokollierung von Aktionen
sowie
- die Anzeige der verfügbaren
Speicherkapazitäten.
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Visualisierungssystem
Die Anzeige der Dokumente in einem Archivierungssystem erfolgt durch
das Visualisierungssystem,
das auch als Viewer bezeichnet werden kann. Anbieter von
Archivierungssystemen stellen im
Allgemeinen einen eigenen Viewer zur Ansicht der Dokumente bereit. Der
Viewer sollte mindestens
die Anzeige von Dokumenten in den Dateiformaten PDF, TIFF und JPEG
unterstützen. Einige
Archivierungssysteme verfügen auch über einen
integrierten DICOM-Viewer. Für spezielle
Dateiformate sollte jedoch auch die Möglichkeit bestehen,
Viewer von einem Fremdanbieter in das
Archivierungssystem zu integrieren.
Das Visualisierungssystem bietet u.a. Funktionen für das
Vergrößern und Verkleinern von
Dokumentausschnitten, für das Drehen von Dokumenten, das
Hinzufügen von Notizen und farblichen
Markierungen, für das Blättern innerhalb eines
mehrseitigen Dokumentes, das Verändern des
Kontrastes und für das Ausdrucken von Dokumenten.
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Scansystem
für Einzelerfassung
Für die Erfassung und Digitalisierung von papierbasierten
Dokumenten sind Scansysteme erforderlich.
Die Scansysteme werden vor allem an Arbeitsplätzen eingesetzt,
an denen papierbasierte Dokumente
eintreffen. In Abhängigkeit von der Anzahl der einzuscannenden
Dokumente werden Scansysteme für
die Einzelerfassung und Scansysteme für die Massenerfassung
unterschieden.
Scansysteme für die Einzelerfassung kommen dort zum Einsatz,
wo nur einzelne Dokumente erfasst
werden müssen. Dazu gehört z.B. der
Arbeitplatzrechner in der ambulanten oder stationären
Patientenaufnahme in einem Krankenhaus. Mit Hilfe dieses Scansystems
können Dokumente, die ein
Patient von seinem niedergelassenen Arzt mitbringt, sofort eingescannt
und elektronisch für den
weiterbehandelnden Arzt zur Verfügung gestellt werden. Auch
auf einer Station fallen
Papierdokumente an. So muss z.B. der Patient schriftlich in die
Durchführung einer Operation
einwilligen. Dazu unterschreibt er in der Regel einen
Aufklärungsbogen, der dem Arzt als Nachweis
dient, dass der Patient über die Risiken der Operation
informiert wurde.
Das eingescannte Dokument wird über ein Anzeigemodul auf dem
Bildschirm des Bearbeiters
dargestellt. Damit kann der Bearbeiter die Übereinstimmung
zwischen dem Originaldokument und
dem eingescannten Dokument überprüfen. Mit dem
Scansystem wird in der Regel auch ein
Indexiermodul bereitgestellt. Der Bearbeiter kann somit manuell
Attribute für das Dokument erfassen.
Die Attribute dienen später zum Wiederauffinden des
Dokumentes. Das eingescannte Dokument wird
nach der Indexierung in ein langzeitstabiles Dateiformat (TIFF)
transformiert. Durch das Anbringen
der qualifizierten elektronischen Signatur bestätigt der
Bearbeiter die ordnungsgemäße Umwandlung
des Dokumentes [Häber et al. 2005]. Die Beweiskraft des
transformierten Dokumentes bleibt somit
erhalten.
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Scansystem
für die Massenerfassung
Sollen größere Mengen an Papierdokumenten
digitalisiert werden, ist der Einsatz von Scansystemen
erforderlich, die die Massenerfassung von Dokumenten
unterstützen. Diese Scansysteme können z.B.
für das Einscannen von Papierakten verwendet werden. Das
Scansystem für die Massenerfassung
dient zur Erledigung der Aufgabe „Dokument
digitalisieren“.
Für die Massenerfassung von Papierdokumenten ist die manuelle
Indexierung ungeeignet. Aus diesem
Grund bieten diese Scansysteme Indexiermodule an, die eine automatische
Indexierung der
Dokumente vornehmen. Die automatische Indexierung erfolgt mittels
Barcode- und OCRTexterkennung.
Da bei der automatischen Indexierung Fehler auftreten können
(z.B. Barcode wurde
nicht erkannt) und auch die Texterkennung nicht immer fehlerfrei ist,
müssen die erkannten
Informationen überprüft werden. Dafür wird
in der Regel ein Validierungssystem vom Scansystem
bereitgestellt, das dem Bearbeiter die erkannten Indexdaten zur
inhaltlichen Kontrolle am Bildschirm
anzeigt. Die Validierung der Daten kann mit Hilfe von
Plausibilitätsprüfungen erfolgen.
Scansysteme stellen für die Massenerfassung von Dokumenten
oftmals auch ein
Klassifizierungssystem zur Verfügung. Ein
Klassifizierungssystem ist eine Lernsoftware, die den
Inhalt eines Dokumentes nach bestimmten Merkmalen durchsucht. Anhand
dieser Merkmale kann das
Klassifizierungssystem das Dokument einer Dokumentenklasse zuordnen.
Wenn die
Dokumentenklasse bekannt ist, können die erforderlichen
Indexdaten über OCR, ICR oder OMR
ermittelt werden. Klassifizierungssysteme werden sowohl für
die Klassifikation von Formularen als
auch für die Klassifikation von unstrukturierten Dokumenten
eingesetzt. Die Indexierung und
Zuordnung der Dokumente erfolgt in einem Klassifikationssystem
automatisch.
Nachdem die papierbasierten Dokumente eingescannt, indexiert und
validiert wurden, können sie an
das digitale Archiv übergeben werden. Die Indexdaten und die
Referenz zum Dokument werden in der
Datenbank abgelegt. Das eingescannte Dokument wird im Ablagesystem
gespeichert.
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Recherchesystem
Das Recherchesystem ermöglicht die Suche nach Dokumenten
unabhängig vom führenden
Informationssystem. In dem Recherchesystem kann der Benutzer nach
Dokumenten zu einem
Patienten, Fall oder Aufenthalt suchen. Es ist auch eine gezielte Suche
nach einer APA oder Fallakte
zu einem Patienten möglich. Über eine Suchmaske
erfolgt die Eingabe der Suchkriterien. Es können
mehrere Suchkriterien miteinander kombiniert werden. Weiterhin muss das
Recherchesystem
patienten- und fallübergreifende Recherchen
unterstützen. Der Arzt hat so die Möglichkeit,
fachbezogene Recherchen durchzuführen. Die Ergebnisse der
Recherche werden z.B. in Form einer
Trefferliste angezeigt. Für die Recherche ist es unerheblich,
wo die Dokumente gespeichert sind. Die
Abfrage wird standardmäßig in den Indexdaten
durchgeführt, die in der Datenbank des
Archivierungssystems abgelegt sind. In der Datenbank ist auch die
Referenz zum Dokument
gespeichert. Die Recherche kann entweder über einen
Rechercheclient oder über eine webbasierte
Oberfläche erfolgen. Der Rechercheclient wird vom Anbieter des
Archivierungssystems bereitgestellt
und ist auf jedem Arbeitsplatzrechner zu installieren, von dem die
Recherche durchgeführt werden
soll. Die Recherche über eine webbasierte Oberfläche
setzt dagegen nur die Installation eines
Webbrowser voraus (z.B. Internet Explorer, Netscape). Anbieter von
Archivierungssystemen bieten
oftmals für die Recherche sowohl einen Rechercheclient als
auch eine webbasierte Oberfläche an. In
beiden Fällen ist eine Anmeldung des Benutzers am
Archivierungssystem erforderlich. Im
Referenzmodell werden diese beiden Recherchesysteme durch zwei
getrennte Anwendungsbausteine
dargestellt, die jedoch beide Teilmodule des Archivierungssystems sind.
Das Recherchesystem sollte die Erstellung von benutzerspezifischen
Akten ermöglichen. Damit kann
der Benutzer die für ihn relevanten Dokumente in einer eigenen
Akte zusammenstellen. Für die
Abfrage der dazustellenden Dokumente in der Akte können auch
Filter eingesetzt werden. Dies
ermöglicht z.B. die Anzeige von Dokumenten, die an einem Tag
in einer bestimmten Abteilung
erstellt wurden.
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Zugriffskontrollsystem
Das Zugriffskontrollsystem muss sicherstellen, dass nur autorisierte
Benutzer auf die archivierten
Dokumente zugreifen können. Die einzelnen Anfragen, die an das
Archivierungssystem gestellt
werden, sind bzgl. der Berechtigung zu kontrollieren und zu
protokollieren. Unbefugten Benutzern ist
der Zugriff auf die Dokumente zu verwehren. Bei einer Recherche muss
sichergestellt sein, dass dem
Benutzer nur die Dokumente angezeigt werden, auf die er Zugriff hat.
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Importsystem
Das Importsystem ermöglicht die automatische
Übernahme von strukturierten Dokumenten aus den
Anwendungsbausteinen eines KIS. In dem Importsystem wird für
jede Dokumentenklasse der Aufbau
sowie das Ablageformat definiert. Weiterhin können Regeln
festgelegt werden, nach denen die
Indexdaten aus dem Dokument ermittelt werden können. Die
Dokumente werden vom Importsystem
automatisch oder im Dialog aus den Anwendungsbausteinen
übernommen, entsprechend den
hinterlegten Definitionen aufbereitet und zur Archivierung an das
digitale Archiv übergeben. Über das
Importsystem kann auch die Zuweisung von Layouts erfolgen. Weiterhin
können Regeln festgelegt
werden, nach denen die Indexdaten aus dem Dokument ermittelt werden
können. Es ist zu
unterscheiden zwischen dem Import von einzelnen Dokumenten und der
Massenerfassung von
Dokumenten. Für die Massenerfassung von Dokumenten werden so
genannte COLD26-Verfahren
eingesetzt. COLD-Verfahren ermöglichen die automatische
Abarbeitung und Archivierung von fest
definierten Jobs zu definierten Zeiten. Die Verfahrensweise beim Import
der Dokumente ist jedoch
gleich. Der Import von einzelnen Dokumenten kann aus dem
führenden Anwendungsbaustein
erfolgen. Der Massenimport von strukturierten Dokumenten erfolgt
über eine COLD-Schnittstelle.
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Volltextsuchsystem
Der Einsatz eines Volltextsuchsystems ist erforderlich, wenn eine
Recherche in den Dokumentinhalten
möglich sein soll. Dies kann z.B. notwendig sein, wenn nach
Begriffen gesucht werden soll, die nicht
als Index zu einem Dokument erfasst wurden. Volltextsuchsysteme
verwenden in der Regel eine
eigene Datenbank, in der die Inhalte der Dokumente mit Ausnahme von
Stopp- und Füllwörtern
gespeichert sind. Ein Volltextsuchsystem kann z.B. die phonetische
Suche unterstützen. Bei der
phonetischen Suche wird nach Wörtern gesucht, die
ähnlich ausgesprochen, aber unterschiedlich
geschrieben werden. Wird z.B. als Suchbegriff der Patientenname Meier
eingegeben, dann werden
auch die Patienten mit dem Namen Meyer, Maier usw. gefunden. Die
phonetische Suche kann auch
eingesetzt werden, um Wörter mit Rechtschreibfehlern oder
unterschiedlichen Schreibweisen zu
erkennen. Als weitere Funktionen kann ein Volltextsuchsystem
Unterstützung bieten bei der
- Suche nach Synonymen,
- Suche nach Begriffskombinationen unter Verwendung logischer
Operatoren (z.B. AND, OR, NOT) ,
- Suche nach inhaltlich verwandten Wörtern.
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Workflowsystem
Mit Hilfe eines Workflowsystems können standardisierte und
sich häufig wiederholende Geschäftsund
Teilprozesse auf die Organisationsstruktur eines Unternehmens (z.B.
Krankenhaus) abgebildet
werden. Die Prozesse können entsprechend dieses Workflows
rechnergesteuert abgearbeitet werden.
Workflows unterstützen vor allem die Weiterleitung von
elektronischen Dokumenten. Die
Weiterleitung kann z.B. erforderlich sein, wenn ein Dokument von
mehreren Personen inhaltlich
kontrolliert und elektronisch signiert werden muss. Weiterhin kann mit
Hilfe eines Workflows z.B.
festgelegt werden, wann welche Dokumente wie ins digitale Archiv
übernommen werden sollen.
Workflows bieten den Vorteil, dass der Status des Dokumentes jederzeit
nachvollziehbar ist und
überprüft werden kann, von wem das Dokument
bearbeitet wurde. Für die graphische Darstellung der
Geschäftsprozesse wird in der Regel ein Workflowdesigner zur
Verfügung gestellt.
Eine Kernfrage ist allerdings, von wem die
Workflowfunktionalitäten bereitgestellt werden sollen:
vom Archivierungssystem oder vom führenden Anwendungsbaustein
[Häber et al. 2006]. Dazu
existieren unterschiedliche Meinungen bei den Anbietern von
Softwareprodukten für die digitale
Archivierung.
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Weitere
Anwendungsbausteine
Natürlich können in einem Krankenhaus noch weitere
Anwendungsbausteine zum Einsatz kommen.
Grundsätzlich ist beim Einsatz eines Anwendungsbaustein darauf
zu achten, dass die zu
archivierenden Daten und Dokumente vollständig zur
Langzeitaufbewahrung an das
Archivierungssystem übergeben werden. Nur so ist eine
vollständige APA gewährleistet.
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