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Universität Leipzig
 

Beschreibung der Anwendungsbausteine

(entnommen aus: Sabine Lehmann: "3LGM2-basiertes Referenzmodell für die
digitale Archivierung von Patientenunterlagen", Diplomarbeit, Univerität Leipzig, 2006)

Patientenverwaltungssystem

In einem Patientenverwaltungssystem (PVS) werden Daten zur Aufnahme, Verlegung und Entlassung
von Patienten sowie abrechnungsrelevante Leistungen erfasst. Bei der Aufnahme eines Patienten
werden seine Stammdaten erfasst. Anhand der Stammdaten muss überprüft werden, ob der Patient das
erste Mal in Behandlung ist oder bereits früher einmal in Behandlung war. Handelt es sich um den
ersten Aufenthalt, dann bekommt der Patient eine neue eindeutige Patientenidentifikationsnummer
(PIN) zugewiesen. War der Patient schon einmal in Behandlung, muss er als Wiederkehrer identifiziert
werden. In diesem Fall existiert bereits eine APA. Die darin abgelegten Patientenunterlagen sind dem
behandelnden Personal zur Verfügung zu stellen ist. Pro Fall wird durch das PVS eine eindeutige
Fallidentifikationsnummer vergeben.
Die Patientenstamm- und Falldaten werden zur Beschreibung von patientenbezogenen Dokumenten
benötigt. Da die Patientenunterlagen in verschiedenen Subsystemen eines KIS erzeugt werden, müssen
bestimmte Patientenstamm- und Falldaten als Indexdaten den anderen Subsystemen des KIS zur
Verfügung gestellt werden. So können patienten- und fallbezogene Daten bereits bei der Aufnahme
eines Patienten an das Archivierungssystem kommuniziert werden. Damit sind diese Patientendaten
dem Archivierungssystem bekannt und neue Dokumente können eindeutig (z.B. anhand der Patientenoder
Fallidentifikationssnummer) dem Patienten oder Fall zugeordnet werden. Weiterhin sind
bestimmte Parameter bei der Verlegung (z.B. Verlegungsdatum, Klinik, Station) und Entlassung eines
Patienten (z.B. Entlassungsdatum, Klinik, Entlassungsdiagnose) automatisch an das
Archivierungssystem zu kommunizieren.
In vielen größeren Krankenhäusern wird für die Patientenverwaltung das SAP R/3 Modul IS-H
eingesetzt. Dieses Modul unterstützt die Patientenverwaltung, Abrechnung von Leistungen sowie die
Verschlüsselung von Diagnosen und Prozeduren. Für die Kommunikation wird ein SAP eigenes
Nachrichtenformat verwendet. Da in kleineren Krankenhäusern jedoch auch Produkte von anderen
Anbietern für die Patientenverwaltung eingesetzt werden, soll im Modell die Patientenverwaltung
durch den neutralen Anwendungsbaustein Patientenverwaltungssystem dargestellt werden.
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Klinisches Dokumentations- und Managementsystem

Das Klinische Dokumentations- und Managementsystem (KDMS) wird für die klinische
Dokumentation in einem Krankenhaus eingesetzt. Das KDMS ist in der Regel der führende
Anwendungsbaustein in einem Krankenhaus. Um zu vermeiden, dass der Anwender für eine Anzeige
und Recherche von archivierten Dokumenten das KDMS verlassen muss, ist der Aufruf des
Archivierungssystems in das KDMS zu integrieren. Der Aufruf kann z.B. über einen Button „Archiv“
im KDMS erfolgen. Beim Aufruf des Archivierungssystems ist die Kontextintegration zu
gewährleisten, d.h. bereits vorhandene Kontextinformationen wie z.B. Benutzerlogin, Benutzergruppe,
Patienten- und Fallidentifikationsnummer werden vom KDMS an das Archivierungssystem
übergeben. Damit sind eine erneute Anmeldung des Benutzers sowie eine erneute Suche (z.B. nach
dem Patienten oder Fall) nicht erforderlich. Der einmal hergestellte Kontext im KDMS wird beim
Aufruf des Archivierungssystems übernommen und kann dort weiter genutzt werden. Für die Anzeige
der archivierten Dokumente wird ein Viewer vom Archivierungssystem bereitgestellt.
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Modalitäten

Modalitäten sind medizinische Geräte (z.B. Röntgengerät, MRT, CT), mit denen Bilder erzeugt
werden. Ein Archivierungssystem sollte sowohl die Aufbewahrung von Dokumenten als auch von
medizinischen Bildern unterstützen. Es muss also eine Möglichkeit geben, die medizinischen Bilder
direkt von den Modalitäten zu übernehmen und im digitalen Archiv abzulegen. Für den Austausch der
Bilder müssen sowohl von der Modalität als auch von dem Archivierungssystem entsprechende
Schnittstellen (z.B. DICOM) zur Verfügung gestellt werden.
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Anwendungsbausteine zur Unterstützung von betriebswirtschaftlichen Prozessen

Im Verwaltungsbereich in einem Krankenhaus werden weiterhin Anwendungsbausteine für die
betriebswirtschaftlichen Prozesse benötigt. Zu den typischen Anwendungsbausteinen, die diese
Prozesse unterstützen, gehören u.a.:

  • ein Finanzbuchhaltungssystem
  • ein Materialwirtschaftssystem sowie
  • ein Controllingsystem.
In vielen Krankenhäusern werden SAP R/3 Anwendungen für die betriebswirtschaftlichen Prozesse
eingesetzt. SAP bietet z.B. für die Finanzbuchhaltung das Modul FI, für die Materialwirtschaft das
Modul MM und für das Controlling das Modul CO an. Die Kommunikation zwischen der SAP R/3
Anwendung und dem Archivierungssystem wird über die SAP-Schnittstelle ArchiveLink realisiert.
Ein Krankenhaus kann aber auch andere Produkte für die betriebswirtschaftlichen Prozesse
verwenden.
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Kommunikationsserver

Die Kommunikation mit dem Archivierungssystem kann auch über einen Kommunikationsserver
erfolgen. Der Kommunikationsserver ermöglicht den Austausch von Nachrichten zwischen zwei
Anwendungsbausteinen, insbesondere dann, wenn keine direkte Kommunikation zwischen diesen
möglich ist. Der Anwendungsbaustein sendet eine Nachricht an den Kommunikationsserver, der diese
Nachricht an den entsprechenden Empfänger weiterleitet. Liegt die Nachricht in einem Format vor,
das der empfangende Anwendungsbaustein nicht kennt, übersetzt der Kommunikationsserver die
Nachricht in ein für den empfangenden Anwendungsbaustein verständliches Format. Weiterhin
können bestimmte Nachrichten (z.B. ADT-Nachrichten) an mehrere Anwendungsbausteine versandt
werden. Zu den Aufgaben eines Kommunikationsservers gehört auch die Überwachung der einzelnen
Kommunikationsbeziehungen. In vielen Krankenhäusern erfolgt die Kommunikation der
verschiedenen Anwendungsbausteine über einen Kommunikationsserver.
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Radiologieinformationssystem

Ein RIS ist ein Anwendungsbaustein, der für das Management in der diagnostischen Radiologie
eingesetzt wird. Der Anwendungsbaustein bietet Unterstützung bei der

  • Planung und Verwaltung von Untersuchungsterminen
  • Organisation des Untersuchungsablaufs sowie bei der Bereitstellung des jeweils
  • erforderlichen Personals
  • Bereitstellung der Patientendaten und der geforderten Untersuchungsparameter an den
  • Modalitäten
  • Erstellung von Befunden.
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Bildspeicher- und Kommunikationssystem

Für die Befundung und Speicherung der Bilder wird in vielen Krankenhäusern ein Bildspeicher- und
Kommunikationssystem (PACS) eingesetzt. Das PACS ermöglicht gleichzeitig die langfristige
Aufbewahrung der digitalen Bilder und Befunde. Weiterhin regelt es die Kommunikation mit den
Modalitäten. Allerdings stellt das PACS nur ein Archivsystem für die diagnostische Radiologie dar.
Die Dokumente, die in anderen Anwendungsbausteinen erstellt wurden, müssen in einem weiteren
Archiv aufbewahrt werden. Damit erfolgt eine getrennte Aufbewahrung medizinischer Bilder und
Dokumente. Zukünftig sollte über die Realisierung eines einzigen digitalen Archivs nachgedacht
werden, das sowohl die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten als auch von medizinischen
Bildern unterstützt. Die Bilder und Befunde können dann vom RIS entweder direkt oder über den
Kommunikationsserver an das Archivierungssystem übermittelt und archiviert werden.
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Laborinformationssystem

Ein Laborinformationssystem (LIS) ist ein rechnergestützter Anwendungsbaustein, der ein Labor bei
der Verwaltung von Analysen unterstützt. Zu den Aufgaben eines LIS gehören

  • den Ablauf der Analyse einer Probe (z.B. Körperflüssigkeit, Gewebe) zu steuern,
  • die Analyseautomaten mit den notwendigen Daten zum Untersuchungsauftrag zu versorgen,
  • die Ergebnisse der Analyse entgegenzunehmen,
  • Befunde zu erstellen,
  • die Ergebnisse zu validieren und
  • Qualitätssicherungsmaßnahmen durchzuführen.
Die Laborbefunde sind zur Langzeitarchivierung entweder direkt oder über den
Kommunikationsserver an das Archivierungssystem zu übergeben.
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Patientendatenmanagementsystem

Ein Patientendatenmanagementsystem (PDMS) ist ein Anwendungsbaustein, der die Aufgaben in der
Intensivmedizin unterstützt. Dazu gehört u.a. die Überwachung von Messgeräten, die automatisch
Vitalparameter eines Patienten (z.B. Blutdruck, Puls, Atemfrequenz) patientenbezogen aufzeichnen.
Die aufgezeichneten Daten werden dem medizinischen Personal in einer übersichtlichen Form auf
dem Bildschirm präsentiert. Liegt ein Wert eines Patienten im kritischen Bereich, wird das
medizinische Personal sofort alarmiert. Um die Sicherheit eines Patienten auf der Intensivstation zu
gewährleisten, muss das PDMS einschließlich der aufgezeichneten Daten ständig verfügbar sein. Wird
der Patient von der Intensiv- auf die Normalstation verlegt, wird über das PDMS eine kurze
Zusammenfassung der wichtigsten Dokumentationsinhalte für die Normalstation erstellt.
Ein PDMS dient somit der automatischen Aufzeichnung, Speicherung und Präsentation von
patientenbezogenen klinischen Daten auf einer Intensivstation.
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OP-Dokumentationssystem

Ein OP-Dokumentationssystem unterstützt die Erstellung von OP-Berichten. In einem OP-Bericht
werden laut [Ingenerf et al. 2005] wichtige Daten wie z.B. das ärztliche Personal, die
Operationszeiten, die durchgeführten Eingriffe, postoperative Diagnosen, intraoperative
Komplikationen sowie Besonderheiten und Merkmale zur postoperativen Weiterbehandlung
zusammengefasst. Weiterhin ersetzt das OP-Dokumentationssystem das OP-Buch, in dem alle
Operationen aufgeführt sind.
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Nachrichtenübermittlungssystem

Der Versand eines Dokumentes bis hin zu einer kompletten APA kann per E-Mail über ein
Nachrichtenübermittlungssystem erfolgen. Als Nachrichtenübermittlungssystem kann z.B. Microsoft
Outlook eingesetzt werden.
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Signatursystem

Für die elektronische Signierung von Dokumenten ist ein Signatursystem erforderlich. Das
Signatursystem setzt sich nach [Brandner et al. 2002] aus folgenden Komponenten zusammen:

  • Kontrollkomponente: Die Kontrollkomponente empfängt Signaturanfragen von den rechnerbasierten Anwendungsbausteinen, analysiert diese und sendet sie an die anderen Komponenten.
  • Signaturkomponente: Die Signaturkomponente dient zur sicheren Erzeugung von elektronischen Signaturen unter Verwendung der Signaturkarte. Bevor die Signatur erstellt wird, müssen die zu signierenden Daten zur Kontrolle auf dem Bildschirm angezeigt werden. Die Signaturkomponente sollte die Erzeugung mehrerer Signaturen unterstützen. Die Signaturen werden in standardisierten Formaten gespeichert.
  • Verifikationskomponente: Die Verifikationskomponente dient zur Überprüfung der Integrität und Authentizität elektronisch signierter Dokumente. Bei der Verifikation wird die Gültigkeit der Zertifikate überprüft.
  • Anzeigekomponente: Die Anzeigekomponente dient zur eindeutigen Darstellung des Dokumentes, das elektronisch signiert werden soll. Mit Hilfe der Anzeigekomponente kann überprüft werden, auf welchen Inhalt die Signaturen sich beziehen. Der Inhalt des Dokumentes kann über die Anzeigekomponente nicht geändert werden.
  • Konvertierungskomponente: Die Konvertierungskomponente ermöglicht die Transformation von unterschriftsrelevanten Dokumenten in ein standardisiertes langzeitstabiles Dateiformat.
  • Druckkomponente: Die Druckkomponente ermöglicht den Ausdruck von elektronisch signierten Dokumenten. Vor dem Ausdruck wird das elektronisch signierte Dokument über die Verifikationskomponente überprüft. Das Ergebnis der Verifikation muss auf dem Ausdruck des Dokumentes sichtbar sein.
  • Erneuerungskomponente: Die Erneuerungskomponente dient zur Erneuerung der Signaturen, bevor die kryptographischen Algorithmen ihre Sicherheit verlieren.
Das Signatursystem kann in verschiedene Anwendungsbausteine integriert sein.
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Anwendungsbausteine eines Archivierungssystems

Ein Archivierungssystem setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen, die hier
vorgestellt werden.

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Administrationssystem

Bei der Administration eines digitalen Archivs ist grundsätzlich zu unterscheiden zwischen der
Administration des Archivierungssystems und der Systemadministration des Ablagesystems. Das
Administrationssystem wird vom Archivierungssystem bereitgestellt. In dem Administrationssystem
erfolgt die Verwaltung der Benutzer, Kennwörter und Benutzerberechtigungen. Die Vergabe der
Benutzerberechtigungen kann über die Zuweisung von Benutzergruppen und Rollen erfolgen. In der
Benutzerverwaltung kann für jeden Benutzer definiert werden, welche Funktionen er ausführen darf.
Zu diesen Funktionen gehören z.B. der Ausdruck, das Lesen, der Export oder der Versand von
Dokumenten. Für die Benutzer können Benutzerprofile angelegt werden. Weiterhin dient das
Administrationssystem zur

  • Definition der Aktenarten (z.B. Fall-, Patientenakte) und Aktenstruktur
  • Definition der Dokumentenklassen einschließlich der dazugehörigen Indexdaten
  • Definition der Ablagestruktur.
Das Administrationssystem muss die Übernahme und einen Abgleich mit einer bereits existierenden
Benutzer- und Berechtigungsverwaltung unterstützen.
Das Ablagesystem stellt in der Regel ein Werkzeug für die Systemadministration zur Verfügung. Über
die Systemadministration erfolgt u.a.:
  • die Konfiguration des Ablagesystems
  • die Verwaltung der Speichermedien
  • die Überwachung und Protokollierung von Aktionen sowie
  • die Anzeige der verfügbaren Speicherkapazitäten.

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Visualisierungssystem

Die Anzeige der Dokumente in einem Archivierungssystem erfolgt durch das Visualisierungssystem,
das auch als Viewer bezeichnet werden kann. Anbieter von Archivierungssystemen stellen im
Allgemeinen einen eigenen Viewer zur Ansicht der Dokumente bereit. Der Viewer sollte mindestens
die Anzeige von Dokumenten in den Dateiformaten PDF, TIFF und JPEG unterstützen. Einige
Archivierungssysteme verfügen auch über einen integrierten DICOM-Viewer. Für spezielle
Dateiformate sollte jedoch auch die Möglichkeit bestehen, Viewer von einem Fremdanbieter in das
Archivierungssystem zu integrieren.
Das Visualisierungssystem bietet u.a. Funktionen für das Vergrößern und Verkleinern von
Dokumentausschnitten, für das Drehen von Dokumenten, das Hinzufügen von Notizen und farblichen
Markierungen, für das Blättern innerhalb eines mehrseitigen Dokumentes, das Verändern des
Kontrastes und für das Ausdrucken von Dokumenten.
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Scansystem für Einzelerfassung

Für die Erfassung und Digitalisierung von papierbasierten Dokumenten sind Scansysteme erforderlich.
Die Scansysteme werden vor allem an Arbeitsplätzen eingesetzt, an denen papierbasierte Dokumente
eintreffen. In Abhängigkeit von der Anzahl der einzuscannenden Dokumente werden Scansysteme für
die Einzelerfassung und Scansysteme für die Massenerfassung unterschieden.
Scansysteme für die Einzelerfassung kommen dort zum Einsatz, wo nur einzelne Dokumente erfasst
werden müssen. Dazu gehört z.B. der Arbeitplatzrechner in der ambulanten oder stationären
Patientenaufnahme in einem Krankenhaus. Mit Hilfe dieses Scansystems können Dokumente, die ein
Patient von seinem niedergelassenen Arzt mitbringt, sofort eingescannt und elektronisch für den
weiterbehandelnden Arzt zur Verfügung gestellt werden. Auch auf einer Station fallen
Papierdokumente an. So muss z.B. der Patient schriftlich in die Durchführung einer Operation
einwilligen. Dazu unterschreibt er in der Regel einen Aufklärungsbogen, der dem Arzt als Nachweis
dient, dass der Patient über die Risiken der Operation informiert wurde.
Das eingescannte Dokument wird über ein Anzeigemodul auf dem Bildschirm des Bearbeiters
dargestellt. Damit kann der Bearbeiter die Übereinstimmung zwischen dem Originaldokument und
dem eingescannten Dokument überprüfen. Mit dem Scansystem wird in der Regel auch ein
Indexiermodul bereitgestellt. Der Bearbeiter kann somit manuell Attribute für das Dokument erfassen.
Die Attribute dienen später zum Wiederauffinden des Dokumentes. Das eingescannte Dokument wird
nach der Indexierung in ein langzeitstabiles Dateiformat (TIFF) transformiert. Durch das Anbringen
der qualifizierten elektronischen Signatur bestätigt der Bearbeiter die ordnungsgemäße Umwandlung
des Dokumentes [Häber et al. 2005]. Die Beweiskraft des transformierten Dokumentes bleibt somit
erhalten.
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Scansystem für die Massenerfassung

Sollen größere Mengen an Papierdokumenten digitalisiert werden, ist der Einsatz von Scansystemen
erforderlich, die die Massenerfassung von Dokumenten unterstützen. Diese Scansysteme können z.B.
für das Einscannen von Papierakten verwendet werden. Das Scansystem für die Massenerfassung
dient zur Erledigung der Aufgabe „Dokument digitalisieren“.
Für die Massenerfassung von Papierdokumenten ist die manuelle Indexierung ungeeignet. Aus diesem
Grund bieten diese Scansysteme Indexiermodule an, die eine automatische Indexierung der
Dokumente vornehmen. Die automatische Indexierung erfolgt mittels Barcode- und OCRTexterkennung.
Da bei der automatischen Indexierung Fehler auftreten können (z.B. Barcode wurde
nicht erkannt) und auch die Texterkennung nicht immer fehlerfrei ist, müssen die erkannten
Informationen überprüft werden. Dafür wird in der Regel ein Validierungssystem vom Scansystem
bereitgestellt, das dem Bearbeiter die erkannten Indexdaten zur inhaltlichen Kontrolle am Bildschirm
anzeigt. Die Validierung der Daten kann mit Hilfe von Plausibilitätsprüfungen erfolgen.
Scansysteme stellen für die Massenerfassung von Dokumenten oftmals auch ein
Klassifizierungssystem zur Verfügung. Ein Klassifizierungssystem ist eine Lernsoftware, die den
Inhalt eines Dokumentes nach bestimmten Merkmalen durchsucht. Anhand dieser Merkmale kann das
Klassifizierungssystem das Dokument einer Dokumentenklasse zuordnen. Wenn die
Dokumentenklasse bekannt ist, können die erforderlichen Indexdaten über OCR, ICR oder OMR
ermittelt werden. Klassifizierungssysteme werden sowohl für die Klassifikation von Formularen als
auch für die Klassifikation von unstrukturierten Dokumenten eingesetzt. Die Indexierung und
Zuordnung der Dokumente erfolgt in einem Klassifikationssystem automatisch.
Nachdem die papierbasierten Dokumente eingescannt, indexiert und validiert wurden, können sie an
das digitale Archiv übergeben werden. Die Indexdaten und die Referenz zum Dokument werden in der
Datenbank abgelegt. Das eingescannte Dokument wird im Ablagesystem gespeichert.
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Recherchesystem

Das Recherchesystem ermöglicht die Suche nach Dokumenten unabhängig vom führenden
Informationssystem. In dem Recherchesystem kann der Benutzer nach Dokumenten zu einem
Patienten, Fall oder Aufenthalt suchen. Es ist auch eine gezielte Suche nach einer APA oder Fallakte
zu einem Patienten möglich. Über eine Suchmaske erfolgt die Eingabe der Suchkriterien. Es können
mehrere Suchkriterien miteinander kombiniert werden. Weiterhin muss das Recherchesystem
patienten- und fallübergreifende Recherchen unterstützen. Der Arzt hat so die Möglichkeit,
fachbezogene Recherchen durchzuführen. Die Ergebnisse der Recherche werden z.B. in Form einer
Trefferliste angezeigt. Für die Recherche ist es unerheblich, wo die Dokumente gespeichert sind. Die
Abfrage wird standardmäßig in den Indexdaten durchgeführt, die in der Datenbank des
Archivierungssystems abgelegt sind. In der Datenbank ist auch die Referenz zum Dokument
gespeichert. Die Recherche kann entweder über einen Rechercheclient oder über eine webbasierte
Oberfläche erfolgen. Der Rechercheclient wird vom Anbieter des Archivierungssystems bereitgestellt
und ist auf jedem Arbeitsplatzrechner zu installieren, von dem die Recherche durchgeführt werden
soll. Die Recherche über eine webbasierte Oberfläche setzt dagegen nur die Installation eines
Webbrowser voraus (z.B. Internet Explorer, Netscape). Anbieter von Archivierungssystemen bieten
oftmals für die Recherche sowohl einen Rechercheclient als auch eine webbasierte Oberfläche an. In
beiden Fällen ist eine Anmeldung des Benutzers am Archivierungssystem erforderlich. Im
Referenzmodell werden diese beiden Recherchesysteme durch zwei getrennte Anwendungsbausteine
dargestellt, die jedoch beide Teilmodule des Archivierungssystems sind.
Das Recherchesystem sollte die Erstellung von benutzerspezifischen Akten ermöglichen. Damit kann
der Benutzer die für ihn relevanten Dokumente in einer eigenen Akte zusammenstellen. Für die
Abfrage der dazustellenden Dokumente in der Akte können auch Filter eingesetzt werden. Dies
ermöglicht z.B. die Anzeige von Dokumenten, die an einem Tag in einer bestimmten Abteilung
erstellt wurden.
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Zugriffskontrollsystem

Das Zugriffskontrollsystem muss sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf die archivierten
Dokumente zugreifen können. Die einzelnen Anfragen, die an das Archivierungssystem gestellt
werden, sind bzgl. der Berechtigung zu kontrollieren und zu protokollieren. Unbefugten Benutzern ist
der Zugriff auf die Dokumente zu verwehren. Bei einer Recherche muss sichergestellt sein, dass dem
Benutzer nur die Dokumente angezeigt werden, auf die er Zugriff hat.
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Importsystem

Das Importsystem ermöglicht die automatische Übernahme von strukturierten Dokumenten aus den
Anwendungsbausteinen eines KIS. In dem Importsystem wird für jede Dokumentenklasse der Aufbau
sowie das Ablageformat definiert. Weiterhin können Regeln festgelegt werden, nach denen die
Indexdaten aus dem Dokument ermittelt werden können. Die Dokumente werden vom Importsystem
automatisch oder im Dialog aus den Anwendungsbausteinen übernommen, entsprechend den
hinterlegten Definitionen aufbereitet und zur Archivierung an das digitale Archiv übergeben. Über das
Importsystem kann auch die Zuweisung von Layouts erfolgen. Weiterhin können Regeln festgelegt
werden, nach denen die Indexdaten aus dem Dokument ermittelt werden können. Es ist zu
unterscheiden zwischen dem Import von einzelnen Dokumenten und der Massenerfassung von
Dokumenten. Für die Massenerfassung von Dokumenten werden so genannte COLD26-Verfahren
eingesetzt. COLD-Verfahren ermöglichen die automatische Abarbeitung und Archivierung von fest
definierten Jobs zu definierten Zeiten. Die Verfahrensweise beim Import der Dokumente ist jedoch
gleich. Der Import von einzelnen Dokumenten kann aus dem führenden Anwendungsbaustein
erfolgen. Der Massenimport von strukturierten Dokumenten erfolgt über eine COLD-Schnittstelle.
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Volltextsuchsystem

Der Einsatz eines Volltextsuchsystems ist erforderlich, wenn eine Recherche in den Dokumentinhalten
möglich sein soll. Dies kann z.B. notwendig sein, wenn nach Begriffen gesucht werden soll, die nicht
als Index zu einem Dokument erfasst wurden. Volltextsuchsysteme verwenden in der Regel eine
eigene Datenbank, in der die Inhalte der Dokumente mit Ausnahme von Stopp- und Füllwörtern
gespeichert sind. Ein Volltextsuchsystem kann z.B. die phonetische Suche unterstützen. Bei der
phonetischen Suche wird nach Wörtern gesucht, die ähnlich ausgesprochen, aber unterschiedlich
geschrieben werden. Wird z.B. als Suchbegriff der Patientenname Meier eingegeben, dann werden
auch die Patienten mit dem Namen Meyer, Maier usw. gefunden. Die phonetische Suche kann auch
eingesetzt werden, um Wörter mit Rechtschreibfehlern oder unterschiedlichen Schreibweisen zu
erkennen. Als weitere Funktionen kann ein Volltextsuchsystem Unterstützung bieten bei der

  • Suche nach Synonymen,
  • Suche nach Begriffskombinationen unter Verwendung logischer Operatoren (z.B. AND, OR, NOT) ,
  • Suche nach inhaltlich verwandten Wörtern.
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Workflowsystem

Mit Hilfe eines Workflowsystems können standardisierte und sich häufig wiederholende Geschäftsund
Teilprozesse auf die Organisationsstruktur eines Unternehmens (z.B. Krankenhaus) abgebildet
werden. Die Prozesse können entsprechend dieses Workflows rechnergesteuert abgearbeitet werden.
Workflows unterstützen vor allem die Weiterleitung von elektronischen Dokumenten. Die
Weiterleitung kann z.B. erforderlich sein, wenn ein Dokument von mehreren Personen inhaltlich
kontrolliert und elektronisch signiert werden muss. Weiterhin kann mit Hilfe eines Workflows z.B.
festgelegt werden, wann welche Dokumente wie ins digitale Archiv übernommen werden sollen.
Workflows bieten den Vorteil, dass der Status des Dokumentes jederzeit nachvollziehbar ist und
überprüft werden kann, von wem das Dokument bearbeitet wurde. Für die graphische Darstellung der
Geschäftsprozesse wird in der Regel ein Workflowdesigner zur Verfügung gestellt.
Eine Kernfrage ist allerdings, von wem die Workflowfunktionalitäten bereitgestellt werden sollen:
vom Archivierungssystem oder vom führenden Anwendungsbaustein [Häber et al. 2006]. Dazu
existieren unterschiedliche Meinungen bei den Anbietern von Softwareprodukten für die digitale
Archivierung.
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Weitere Anwendungsbausteine

Natürlich können in einem Krankenhaus noch weitere Anwendungsbausteine zum Einsatz kommen.
Grundsätzlich ist beim Einsatz eines Anwendungsbaustein darauf zu achten, dass die zu
archivierenden Daten und Dokumente vollständig zur Langzeitaufbewahrung an das
Archivierungssystem übergeben werden. Nur so ist eine vollständige APA gewährleistet.
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Letzte Änderung: 03.01.2011 11:45:56